Datenschutzerklärung für Kandidateninterviews

1. Verantwortliche Stelle

connectheads GmbH
Essener Str. 5, 46047 Oberhausen
E-Mail: hello@connectheads.de
T +49 (0) 208 20 79 85 140

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung von Interviews sowie zur Identifikation und Vermittlung passender beruflicher Positionen.

3. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen des Interviews und der weiteren Zusammenarbeit verarbeiten wir insbesondere:

• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer)

• Berufliche Informationen (Lebenslauf, Qualifikationen, Erfahrung, Rahmenbedingungen)

• Inhalte aus dem Interview (inkl. Transkript und Zusammenfassungen)

• Öffentlich zugängliche Daten (z. B. LinkedIn, XING)
  

4. Durchführung von Interviews & eingesetzte Tools

Zur Durchführung und Nachbereitung von Interviews nutzen wir folgende Tools:

• sipgate: zur Durchführung und Transkription der Gespräche

• OpenAI: zur Unterstützung bei der strukturierten Zusammenfassung von Interviewinhalten (hierbei können Inhalte zur technischen Verarbeitung an Server des Anbieters übermittelt werden)

• RecruitCRM: zur Speicherung und Verwaltung Ihres Kandidatenprofils

• Zapier: zur Automatisierung von Prozessen, insbesondere zur Weiterverarbeitung von Transkripten, Erstellung von Zusammenfassungen und Übertragung der Daten in unser CRM-System

• Microsoft 365 (Outlook): zur Kommunikation sowie zum Empfang und zur Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebensläufe)

• LinkedIn / XING: zur Ergänzung öffentlich verfügbarer beruflicher Informationen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der strukturierten Erfassung Ihres Profils und zur Vermittlung geeigneter Positionen.

Soweit wir externe Dienstleister einsetzen, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Verwendung Ihres Profils & Weitergabe

Bei konkreten Vakanzen:
Ihr Profil wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung vollständig (inkl. personenbezogener Daten) an potenzielle Arbeitgeber weitergegeben.

Ohne konkrete Vakanz:
Ihr Profil kann zunächst anonymisiert potenziellen Arbeitgebern vorgestellt werden.
Eine Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich nach Ihrer Freigabe (mündlich oder per E-Mail).

6. Ergänzende Unterlagen

Nach dem Interview übermitteln Sie uns in der Regel Ihren Lebenslauf. Dieser wird mit Ihrem Profil im RecruitCRM sowie ggf. mit Interviewdaten und öffentlich verfügbaren Informationen verknüpft.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage:

• Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

In bestimmten Fällen erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Vermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Datenübermittlung in Drittstaaten

Zur Durchführung und Optimierung unserer Prozesse nutzen wir moderne Tools und Technologien. Dabei kann es in Einzelfällen vorkommen, dass Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden (z. B. in den USA).

In diesen Fällen erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben der DSGVO. Wir stellen sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen bestehen, insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

9. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.


10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten

• Berichtigung oder Löschung

• Einschränkung der Verarbeitung

• Datenübertragbarkeit

• Widerruf Ihrer Einwilligung

• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
  

11. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Einwilligung vor Durchführung des Interviews

Vor Durchführung des Interviews stellen wir Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, damit Sie transparent nachvollziehen können, wie wir mit Ihren Daten umgehen.

Zu Beginn des Interviews holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, insbesondere zur Durchführung, Transkription und Verarbeitung der Gesprächsinhalte.

Die Teilnahme am Interview ist freiwillig. Ohne Ihre Einwilligung findet kein Interview statt.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.